Dans le feu de la pandémie de Covid-19, un organisme gouvernemental devait rapidement ajouter à son infrastructure de distribution afin de pouvoir se procurer et déployer des équipements de protection individuelle (EPI) essentiels aux entités non liées à la santé du secteur parapublic, telles que nos héros de première ligne des services de police, d'incendie et correctionnels.Alors que l'agence a mis sur pied une équipe d'approvisionnement et a réquisitionné des ressources internes pour doter l'équipe de projet, SCA a rapidement cherché à trouver suffisamment d'espace disponible et un fournisseur de services de logistique tiers compétent (3PL). S'appuyant sur l'expertise de son équipe et de son réseau, SCA a rapidement défini les exigences, rédigé et exécuté un appel d'offres et sélectionné un partenaire dans les trois premiers jours à bord.Les opérations ont commencé immédiatement avec le réacheminement du produit entrant et les premières recettes commençant le quatrième jour. L'équipe du projet s'est organisée autour d'une approche en deux phases, la phase 1 étant axée sur les activités permettant un « démarrage » immédiat et la phase 2 sur la garantie d'une « stabilisation et d'une transition réussie ».Au cours des six semaines de la phase 1, SCA a dirigé et soutenu une équipe de projet interfonctionnelle composée de ressources de l'agence et de 3PL, à travers: Négociation et exécution de contrats 3PL Planification et gestion de projet Configuration WMS 3PL Établissement d'un maître SKU et d'une configuration de données de base Configuration, configuration et formation du portail Web 3PL Développement et mise en œuvre de l'ASN Méthode d'attribution des commandes Création de commande et intégration avec 3PL Élaboration des exigences et établissement des rapports initiaux Protocoles de routage entrant Élaboration de toutes les politiques, de tous les processus et de toutes les formations liés à ce qui précède Établir avec succès la réception, le contrôle des stocks et l'exécution des commandes pour lancer les opérations Les opérations étant bien en place et en cours d'exécution et le SCA jouant un rôle important dans la gestion des opérations quotidiennes, les efforts déployés au cours de la phase 2 se sont tournés vers la stabilisation et, en fin de compte, vers la réussite du transfert à l'équipe de gestion de l'agence. Ces six dernières semaines se sont concentrées sur:Établir une cadence régulière des réunions opérationnelles et informatiques, et des lignes de communication entre les principales parties prenantes L'élaboration et l'approbation de toutes les procédures opérationnelles normalisées et de la documentation à l'appui Amélioration des rapports, établissement des KPI (indicateurs de performance clés) et élaboration d'un tableau de bord opérationnel Outils de gestion et de visibilité du fret Développement d'outils de planification initiale Mise en œuvre des processus de retour des clients et des fournisseurs Supervision et hiérarchisation du développement informatique en cours et des initiatives connexes (fonctionnalités nouvelles et/ou améliorées, intégration, rapports, visibilité, etc.) Avant de mener à bien la mission, le SCA a élaboré et exécuté un plan de transition détaillé qui garantissait l'achèvement de tous les produits livrables clés et le transfert réussi des initiatives en cours aux soins et au contrôle du personnel de l'agence. De plus, SCA a élaboré une feuille de route échelonnée dans le temps contenant des recommandations supplémentaires pour améliorer encore les opérations qui guideront l'équipe au cours des 12 prochains mois. Résultats positifs En résumé A permis un démarrage immédiat avec des solutions agiles et évolutives. Mise en place d'une infrastructure de distribution d'EPI robuste à l'état stable en 12 semaines Nous avons effectué une transition réussie vers l’agence avec une feuille de route d’amélioration claire Étude de cas précédente Étude de cas suivante